Įmonės procesų automatizavimas daugeliui gali atrodyti sudėtingas, sunkiai įgyvendinamas ar net nepasiekiamas, ypač mažoms įmonėms, neturinčioms didelių biudžetų. Iš tikrųjų, įgyvendindamos paprastus automatizavimo procesus, mažos įmonės gali dirbti taip pat efektyviai kaip ir didelės įmonės ir realiai sutaupyti lėšų. Automatizavimas gali būti galingas įrankis, kuriuo naudodamasi jūsų komanda gali dirbti efektyviau, veiksmingiau ir pasiekti geresnių rezultatų.
Kas yra procesų automatizavimas?
Automatizavimas – tai komandos atleidimas nuo pasikartojančių užduočių, kurias gali atlikti kompiuteris. Darbuotojai nebus visiškai pakeisti, tačiau jie galės atlikti vertingesnį darbą, kuris bus naudingesnis visai įmonei ar komandai. Pagrindinis automatizavimo principas – nustatyti užduotis jūsų procesuose, kuriose įrenginys gali būti geresnis už žmogų. Taip pat svarbu apskaičiuoti automatizavimo diegimo pelningumą, palyginti su užduočių palikimu darbuotojams atlikti rankiniu būdu. Tuomet programoje galima nustatyti procesą, kuris automatiškai atliks užduotis už jus arba jūsų kolegas.
Kodėl svarbu automatizuoti įmonės procesus?
- Daugiau laiko ir erdvės kūrybinėms užduotims
Procesų automatizavimas yra puikus įrankis, nors ne kiekvieną veiklą galima automatizuoti. Kūrybinės užduotys, kurioms reikia savarankiškų išvadų ar kritinio mąstymo, vis dar geriausiai atliekamos, kai jas atlieka žmonės. Tačiau kūrybinėms užduotims reikia laiko – jei darbuotojui tenka atlikti daugiausia nuobodžias, pasikartojančias pareigas, jam gali būti gana pagrįstai sunku sugalvoti kūrybiškų, nestandartinių idėjų. Perkėlus bent dalį šių užduočių automatizuotam procesui, komandoms suteikiama daugiau atokvėpio ir laiko imtis nestandartinių pareigų.
- Klaidų mažinimas
Verta paminėti, kad automatizavimas akivaizdžiai sumažina klaidų tikimybę. Tinkamai įdiegus automatizavimą, klaidos pasitaiko itin retai, o dažniausiai jos atsiranda dėl žmogaus klaidos, pavyzdžiui, neteisingai įvedus kliento duomenis. Patikėjus užduotį automatizuotam procesui, klaidų sumažėja iki minimumo, o tai pagreitina darbą.
- Paslaugų teikimo spartinimas ir kokybės gerinimas
Kalbėdami apie automatizavimą, negalime pamiršti naudos mūsų verslo klientams. Jei automatizavimą naudosime klientų aptarnavimui, pastebimas privalumas bus šios paslaugos pagreitinimas, nes į didelę dalį klausimų bus galima atsakyti be jokio darbuotojo įsikišimo. Kita vertus, jei automatizavimas naudojamas procesams e. parduotuvėje paspartinti, jis padės atleisti darbuotojus nuo tokių užduočių, kaip turimų produktų skaičiaus atnaujinimas ar etikečių pildymas. Dėl to klientas greičiau gauna tai, ko nori, nesvarbu, ar tai būtų informacija, produktas, ar paslauga.
- Taupomas laikas = taupomi pinigai
Įdiegus procesų automatizavimą, įmonė iš tiesų sutaupo lėšų. Greitesnis klientų aptarnavimas, efektyvus komandos valdymas ar automatinis užklausų prioritetų nustatymas leidžia darbuotojams skirti laiko kitoms užduotims ir taip pagreitina darbą.
